kintone

はじめに

西南学院大学学友会では、学生団体と事務局の情報交換・申請ツールとして、Cybozu(サイボウズ)が提供しているサービスの「Kintone」を使用します。

初期設定

①事務局に登録依頼メールを送信する

▶まずは、下記の要領で事務局へ登録を依頼するメールを送信してください。

メール作成手順

from
自分の西南Gmailアドレス

to
sw.gakuyukai@gmail.com

→通常の問い合わせメールアドレスではないので注意すること！

件名
【学生団体】cybozuアカウント新規発行依頼

本文　（コピペして使ってください）
学友会事務局システム管理部 御中
アカウントの新規発行を下記のとおり依頼します。

【在学番号】
【氏名】
【よみがな】
【所属団体】
【役職】

・【所属団体】には、学部学科ではなく所属する団体名の記載をお願いします。
・メール作成時は、自身の西南Gmailアドレスから作成し、送信してください。
・kintoneアカウントは学部生のみ発行しています。

作成例

②事務局から届く初期設定メールを確認する

▶数日経つと、事務局においてアカウント登録が完了し、初期設定をするために必要なことが記載されたメールが届きますので、確認してください。

• ログイン用URL
  これから毎回kintoneにログインするときに使うログインページのURLです。
  ブックマークしておくことをすすめます。
• ログイン名
  ログインするときに使います。
  みなさん自身の西南Gmailアドレスが設定されています（変更不可）。
• パスワード（初回ログイン用）
  はじめてログインするときに使う初期パスワードです。
  初回ログインの時しか使わないので、このパスワードはブラウザ等に保存しないでください。

注意事項

• 西南Gmailアドレス以外からアカウント発行依頼をしたときは、何日待ってもメールが返ってきません。再度西南Gmailアドレスから発行依頼をやり直してください。
• 1週間が経っても返事が来ない（長期休暇中は除く）場合は、お手数ですがこのページの最下部にあるメールアドレスから事務局システム管理部へご連絡ください。
• セキュリティの関係上（企業でも使用されるサービスのため）、一定回数パスワードの入力を間違うと一定期間ログインできなくなる設定になっています。初期パスワードは記号などが多く混ざっていて比較的間違いやすい傾向にあるので、できれば初期パスワードはコピペ（コピー＆ペースト）することをすすめます。
• 万が一ロックがかかってしまった場合は、しばらく時間をおいて、再度ログインを試みてください。
• このメールアドレス(noreply@cybozu.com)は送信専用のため、返信されても事務局側で内容を確認することができません。お問い合わせ時は事務局メールアドレス(club@swu-gakuyukai.com)までお願いします。
• 本システム（Kintone）は学友会が独自に契約・管理しているものであり、学生課および情報システム課の管轄ではありません。 アカウントに関する質問やトラブルについて、大学窓口へ問い合わせることはご遠慮ください。お問い合わせは必ず「学友会事務局 システム管理部」までお願いいたします。
• 大学の入学時やSAINSポートフォリオ登録時に自動的にアカウントが発行されることはありません。

③初回ログインを行う

▶まずは、初回ログインを行います。

※↑の画像に記載されているメールアドレスは例です。

1. ②で届いたメールに記載されているログイン用URLをクリックし、ログインページ（↑の画像のような画面が開けばOK）を開いてください。
2. ログイン名のところに、②で届いたメールに記載されているログイン名を入力してください。
   ※コピー＆ペースト推奨
3. パスワードのところに、②で届いたメールに記載されているパスワードを入力してください。
   ※コピー＆ペースト強く推奨
4. ログインをクリック

④パスワードを自分のものに変更する

▶ログインがうまくいけば、↓のような画面が表示されるはずです。パスワードを自分自身のものに変更しましょう。

1. 新しいパスワードの欄に、自分で決めたパスワードを入力する。
2. 確認用の欄に、再度入力する。
3. 保存をクリック

注意事項

• パスワードは自分で覚えられるものにしてください。
  事務局側ではみなさんが設定したパスワードはわからないので、もし忘れてしまった場合、パスワードの再設定をし直す必要があります。
  よく適当なパスワードを設定する方がいますが、学友会の公式なシステムのアカウントですので、SAINSポータルのパスワードと同様、大切に決めて取り扱ってください。
• SAINSポータルのログインパスワードと同じパスワードを設定することは差し支えありません。むしろ、一番忘れないはずです。(SAINSポータルと一緒のパスワードに最初からなっている、というわけではありません。)
• アカウントを団体内で共有することは（システムの提供元から）固く禁止されていますので、設定したパスワードは絶対に他人と共有しないでください。

⑤↓のような画面が表示されれば初回ログインは完了です

このとき、左側（水色のところ）に表示されるサービスは、人によって異なります。

基本的に学生団体のみなさんは「kintone」だけが表示されるはずです（事務局員や会計監査委員は↑の画像のように「メールワイズ」も表示されます）。

↓画面はそのまま【追加設定】へ進みましょう！↓

⑥メール通知をOFFにする（任意）

kintoneの初期設定では、kintone上で起こる様々な通知やアクションのたびに、みなさんの西南Gmailアドレスにメールが届く設定になっています。もちろんそれで構わない方はこの手順は飛ばしていただいて結構なのですが、たいていの方はおそらく「煩わしい」と思う（はず）なので、メール通知を停止しましょう。

手順

1. ⑤の画面から、kintoneをクリック
2. 右上の歯車のアイコンをクリックし、「個人設定」にアクセス
3. 「メール通知」を「受信しない」に変更する

⑦スマホアプリをインストールする

kintoneでは、スマホ（タブレット）アプリが提供されており、スマホからkintoneを使用することができます。アプリをインストールしていれば、自分あてに届いたお知らせをスマホ（タブレット）のプッシュ通知で確認することができるので、必ずインストールしておきましょう。

１　アプリをインストールする

■App Store
https://apps.apple.com/jp/app/kintone/id674312865

■Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.cybozu.kintone.mobile

自分のスマホ（タブレット）にアプリをインストールしてください。

２　アプリを開いて初期設定をする

インストールが完了したら、アプリを開いて初期設定をしましょう。

※以下の説明はiPhoneの場合を例に説明しています。基本的にはAndroidやタブレットの場合も手順は同じですが、一部表記が異なる場合があります。

a.サブドメインを入力する

サブドメインを入力の欄に、swu-gakuyukaiと入力し、次へを押してください。

b.自分のログイン名とパスワードを入力し、ログインする

ログイン名の欄に自分の西南Gmailアドレスを、パスワードの欄に自分で設定したパスワードを入力し、ログインを押してください。

c.完了！

設定にあたり、「通知を受け取りますか？」といった内容のポップアップが表示された場合は、「受け取る」よう設定してください。

以上で初期設定は完了です。お疲れさまでした。

Kintoneの問い合わせでよくあるものをまとめました。

初期登録のメールが来ない。

①迷惑メールに入っている可能性があります。迷惑メールフォルダをご確認ください。

②西南gmail以外のメールアドレスを使用している場合、初期設定メールは送られてきません。

③宛先が間違っている可能性があります。メールの宛先はsw.gakuyukai@gmail.comです。

※①②③に該当せずメールが来ない場合は、お手数ですが下記メールアドレスまでお問い合わせください。

もしkintoneアカウントを発行していない場合、どうなりますか

Kintoneは、学友会事務局と学生団体をつなぐ唯一の公式プラットフォームです。主に以下の重要業務に使用するため、未登録のままでは活動に重大な支障が出ます。

1. 重要なお知らせの受信（メール通知）
   • 事務局からの重要連絡（提出物の締切、予算配分、会議日程など）は、すべてKintoneに登録されたメールアドレス宛に一斉配信されます。
   • 登録がない場合、重要な連絡が届かず、手続き漏れの原因となります。
2. 学友会費（予算）の交付申請
   • 部費や活動資金の補助となる「学友会費」の交付申請は、すべてKintone上のアプリで行います。
   • 紙の書類やメールでの申請は一切受け付けていません。
3. 活動実績の登録（特に文化系団体）
   • 特に文化系団体は、日々の活動内容を「活動実績登録アプリ」に入力する必要があります。
   • これが入力されていない場合、「活動実態がない」とみなされ、ペナルティ対象となる可能性があります。

ログインID・パスワードを忘れました / ログインできません

Kintoneのアカウント情報は、大学のサイト（SAINSポータルやMoodleなど）とは異なります。 パスワードを忘れた場合、ログイン画面の「パスワードを忘れた方はこちら」からは再発行できません（管理者による操作が必要です）。 必ず、学友会事務局システム管理部までご連絡ください。 ※学生課や情報システム課では対応できません。

ログインしましたが、アプリ（申請フォーム等）が表示されません

Kintoneは、所属団体や役職（会計、代表者など）によって、見られるアプリ（権限）が異なるものがあります。 必要なアプリが表示されていない場合は、設定漏れの可能性がありますので、システム管理部まで「団体名・氏名・見たいアプリ名」を添えてご連絡ください。なお、学友会費交付申請のアプリは申請期間のみアクセス可能な設定にしています。

氏名、表示名、役職などを変更したい。

混乱を避けるため、学生団体側では変更できない設定にしています。変更を希望する際は、事務局までお問い合わせください。

メール配信を止めたい。

学友会事務局までお問い合わせください。

メールワイズが使用可能になっている。

メールワイズは事務局員、会計監査委員のみ使用可能なので、アイコンが表示されている場合は至急下記メールアドレスにお問い合わせください。

Kintoneアカウントを削除したい。

学生団体側のアカウントでは削除ができません。事務局までお問い合わせください。なお、一度削除したアカウントを復旧することはシステムの都合上できません。

卒業・引退した時、kintoneアカウントはどうしたら良いか。

卒業または引退により不要になったアカウントは、毎年3月頃にシステム管理部が一括で削除します。 過去の活動記録などを個人の手元に残したい場合は、削除前にご自身でデータのバックアップ（スクリーンショットやPDF保存など）を行ってください。

Kintoneアカウントを引き継ぎたい。

代表者や会計担当者が変わる場合は、アカウントの「使い回し」はせず、新任者が新しくアカウント登録申請を行ってください。 セキュリティ管理上、1人1アカウントが原則です。前任者のアカウントでログインすることは禁止されています。

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