kintone

はじめに

西南学院大学学友会では、学生団体と事務局の情報交換・申請ツールとして、Cybozu(サイボウズ)が提供しているサービスの「Kintone」を使用します。

初期設定

①事務局に登録依頼メールを送信する

▶まずは、下記の要領で事務局へ登録を依頼するメールを送信してください。

メール作成手順

from
自分の西南Gmailアドレス

to
sw.gakuyukai@gmail.com

→通常の問い合わせメールアドレスではないので注意すること！

件名
【学生団体】cybozuアカウント新規発行依頼

本文　（コピペして使ってください）
学友会事務局企画広報部デジタル担当 御中
アカウントの新規発行を下記のとおり依頼します。

【在学番号】
【氏名】
【よみがな】
【所属団体】
【役職】

【所属団体】には、学部学科ではなく所属する団体名の記載をお願いします。

※教職員の方は、【在学番号】【役職】は不要です。【所属団体】については、所属部署や学部をご入力ください。

作成例

②事務局から届く初期設定メールを確認する

▶数日経つと、事務局においてアカウント登録が完了し、初期設定をするために必要なことが記載されたメールが届きますので、確認してください。

• ログイン用URL
  これから毎回kintoneにログインするときに使うログインページのURLです。
  ブックマークしておくことをすすめます。
• ログイン名
  ログインするときに使います。
  みなさん自身の西南Gmailアドレスが設定されています（変更不可）。
• パスワード（初回ログイン用）
  はじめてログインするときに使う初期パスワードです。
  初回ログインの時しか使わないので、このパスワードはブラウザ等に保存しないでください。

注意事項

• 西南Gmailアドレス以外（教職員の場合は@seinan-gu.ac.jp以外）からアカウント発行依頼をしたときは、何日待ってもメールが返ってきません。再度西南Gmailアドレスから発行依頼をやり直してください。
• 1週間が経っても返事が来ない（長期休暇中は除く）場合は、お手数ですがこのページの最下部にあるメールアドレスから事務局企画広報部デジタル担当へご連絡ください。
• セキュリティの関係上（企業でも使用されるサービスのため）、一定回数パスワードの入力を間違うと一定期間ログインできなくなる設定になっています。初期パスワードは記号などが多く混ざっていて比較的間違いやすい傾向にあるので、できれば初期パスワードはコピペ（コピー＆ペースト）することをすすめます。
• 万が一ロックがかかってしまった場合は、しばらく時間をおいて、再度ログインを試みてください。

③初回ログインを行う

▶まずは、初回ログインを行います。

※↑の画像に記載されているメールアドレスは例です。

1. ②で届いたメールに記載されているログイン用URLをクリックし、ログインページ（↑の画像のような画面が開けばOK）を開いてください。
2. ログイン名のところに、②で届いたメールに記載されているログイン名を入力してください。
   ※コピー＆ペースト推奨
3. パスワードのところに、②で届いたメールに記載されているパスワードを入力してください。
   ※コピー＆ペースト強く推奨
4. ログインをクリック

④パスワードを自分のものに変更する

▶ログインがうまくいけば、↓のような画面が表示されるはずです。パスワードを自分自身のものに変更しましょう。

1. 新しいパスワードの欄に、自分で決めたパスワードを入力する。
2. 確認用の欄に、再度入力する。
3. 保存をクリック

注意事項

• パスワードは自分で覚えられるものにしてください。
  事務局側ではみなさんが設定したパスワードはわからないので、もし忘れてしまった場合、パスワードの再設定をし直す必要があります。
  よく適当なパスワードを設定する方がいますが、学友会の公式なシステムのアカウントですので、SAINSポータルのパスワードと同様、大切に決めて取り扱ってください。
• SAINSポータルのログインパスワードと同じパスワードを設定することは差し支えありません。むしろ、一番忘れないはずです。
• アカウントを団体内で共有することは（システムの提供元から）固く禁止されていますので、設定したパスワードは絶対に他人と共有しないでください。

⑤↓のような画面が表示されれば初回ログインは完了です

このとき、左側（水色のところ）に表示されるサービスは、人によって異なります。

基本的に学生団体のみなさんは「kintone」だけが表示されるはずです（事務局員や会計監査委員は↑の画像のように「メールワイズ」も表示されます）。

↓画面はそのまま【追加設定】へ進みましょう！↓

⑥メール通知をOFFにする（任意）

kintoneの初期設定では、kintone上で起こる様々な通知やアクションのたびに、みなさんの西南Gmailアドレスにメールが届く設定になっています。もちろんそれで構わない方はこの手順は飛ばしていただいて結構なのですが、たいていの方はおそらく「煩わしい」と思う（はず）なので、メール通知を停止しましょう。

手順

1. ⑤の画面から、kintoneをクリック
2. 右上の歯車のアイコンをクリックし、「個人設定」にアクセス
3. 「メール通知」を「受信しない」に変更する

⑦スマホアプリをインストールする

kintoneでは、スマホ（タブレット）アプリが提供されており、スマホからkintoneを使用することができます。アプリをインストールしていれば、自分あてに届いたお知らせをスマホ（タブレット）のプッシュ通知で確認することができるので、必ずインストールしておきましょう。

１　アプリをインストールする

■App Store
https://apps.apple.com/jp/app/kintone/id674312865

■Google Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.cybozu.kintone.mobile

自分のスマホ（タブレット）にアプリをインストールしてください。

２　アプリを開いて初期設定をする

インストールが完了したら、アプリを開いて初期設定をしましょう。

※以下の説明はiPhoneの場合を例に説明しています。基本的にはAndroidやタブレットの場合も手順は同じですが、一部表記が異なる場合があります。

a.サブドメインを入力する

サブドメインを入力の欄に、swu-gakuyukaiと入力し、次へを押してください。

b.自分のログイン名とパスワードを入力し、ログインする

ログイン名の欄に自分の西南Gmailアドレスを、パスワードの欄に自分で設定したパスワードを入力し、ログインを押してください。

c.完了！

設定にあたり、「通知を受け取りますか？」といった内容のポップアップが表示された場合は、「受け取る」よう設定してください。

以上で初期設定は完了です。お疲れさまでした。

Kintoneの問い合わせでよくあるものをまとめました。

初期登録のメールが来ない。

①迷惑メールに入っている可能性があります。迷惑メールフォルダをご確認ください。

②西南gmail以外のメールアドレスを使用している場合、初期設定メールは送られてきません。

③宛先が間違っている可能性があります。メールの宛先はsw.gakuyukai@gmail.comです。

※①②③に該当せずメールが来ない場合は、お手数ですが下記メールアドレスまでお問い合わせください。

パスワードが分からなくなった。

学友会事務局の方では、ユーザー自身が設定されたパスワードはわからないので、ご自身でパスワードリセットをお願いします。それでもうまくいかない場合はこちらの方で新規パスワードを発行しますので下記メールアドレスまでお問い合わせください。

氏名、プロフィール画像を変更したい。

Kintoneのアカウント設定から変更できます。

※ただし、表示名は変更しないでください。

メールワイズが使用可能になっている。

メールワイズは事務局員、会計監査委員のみ使用可能なので、アイコンが表示されている場合は至急下記メールアドレスにお問い合わせください。

Kintoneアカウントを削除したい。

学生団体側のアカウントでは削除ができません。事務局までお問い合わせください。

引退した時、kintoneアカウントはどうしたら良いか。

そのままで大丈夫です。こちらの方で頃合いをみて削除します。

Kintoneアカウントを引き継ぎたい。

システム運営上、1つのアカウントにログインできるのは1人までとしているので、都度新しいアカウントを発行する必要があります。

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学友会費交付申請提出

交付条件を確認したら、実際に学友会費の交付申請（申込）をしていただきます。

申請手順には細かな注意事項が多数ありますので、このページを丁寧に読み進めながら申請をしてください。

申請方法

kintone上の専用アプリで提出いただきます（書面での申請・提出は2023年11月25日をもって廃止しました）。

【注意】
ここでいう”アプリ”とは、いわゆる”スマホアプリ”のことではなく、kintoneの中における各申請ページ（機能）のことをいいます。くわしくは下記を参照してください。
https://kintone.cybozu.co.jp/feature/basic.html

手順

①アプリを開く

kintoneへログインし、「学友会費交付申請（財務部）」アプリを開いてください。

アプリを探し出す方法は2種類あります。

1. メインポータルにある「アプリ」一覧画面から探す
2. メインポータルにある「【ALL】学生団体申請・手続」スペースを開き、「アプリ」一覧画面から探す

②新規レコード画面を開く

アプリを開いたら、新規レコード（新たに申請をするための入力画面）を開きます。

③必要事項を入力する

必要事項を入力します。

誓約事項

学友会費の交付申請をするにあたって同意・誓約していただかなければならない事項が記載されています。

少し長いですが、丁寧にご一読いただき、同意・誓約する場合は誓約事項のところにチェックを入れてください。なお、ここにチェックが無い場合、学友会費の交付申請はできません。

申請団体・申請責任者情報

申請する団体・申請責任者の情報を入力してください。

団体名（検索）

団体名（検索）のところに自分の団体名を一部または全部入力し、自分の団体を選択してください。
※団体コードの入力は不要となりました。

申請責任者

申請をしているユーザーが自動的に選択されるので、基本的にはそのままで大丈夫です。
ただし、次のいずれかに該当する場合のみ、操作が必要です。

• 代替わりの時期で、旧担当者がサポートしながら新担当者が申請している
  →旧担当者を追加してください（申請責任者を旧担当者と新担当者の2名にする）。
• 他に交付状況を共有したい役員がいる
  →その役員を追加してください。

※ここで「申請責任者」に追加されていないユーザーは、この申請の内容を閲覧・確認・操作することができません。

申請する交付制度（支出項目）の情報

申請する交付制度（支出項目）を選択してください。

このとき、交付制度番号（G＋数字3桁）が必要です。わからない方は、こちらを参照してください。

申請対象となる試合・大会の情報

G001/G002のみ入力必要

現時点で入力不要です（申請画面にも表示されていません）。

申請内容（領収書）の登録

申請したい支出（領収書等）を登録してください。
領収書1枚ごとに行を分けて入力する必要があります。

【領収書1枚あたりの操作方法】

支出金額

その領収書の金額を入力します。

領収書等画像ファイル

①その領収書を団体の領収書スクラップに貼付し、
②領収書の宛名（自団体名が記載されている欄）を赤いボールペンで囲み、
③領収書全体が写るように写真を撮り
④その画像ファイルをアップロードしてください。

■注意事項

• 領収書スクラップに貼付せず写真を撮影した場合、交付が認められないことがあります（領収書を団体で確実に保管していることを証明できないため）。
• 領収書として認められる要件・条件は、財務会計マニュアルに従います。（８　領収書についてを参照）
• 特に、ご利用明細書については、明細書単体では領収書として認められませんので、この場合は他の（購入物を証明する）書類等を添付しなければなりません。その場合は、アップロード欄に、複数のファイルを一緒に添付してください。
• 領収書全体が写るように撮影してください。一部分が切れている場合や画像が鮮明でない場合は、交付が認められないことがあります。

区分

申請する領収書の状況を選択します。

• 団体で支出済み
  →団体のお金から直接支払ったか、部員が一度立て替えたもののその分団体のお金から部員へ支払いを済ませているもの
• 個人で立て替え
  →部員が立て替えた状態のまま（＝部からはまだ支出していない）

備考

交付制度によって入力する内容が異なります。

• G001/G002
  →この申請に該当する試合・大会名（事務局側でこの試合・大会の経過報告書と照合し、大会結果を確定します）
  ※経過報告書が提出されていない場合、申請は不受理としますので、まずは経過報告書を提出してください。
• G003
  →利用目的（用途・理由）を入力
• G004
  →購入目的（何のために購入したのか・何に使ったのか）を入力

※内容が不明瞭だと、交付されないことがあります。

交付対象金額
審査メモ

みなさんは絶対に何も入力しないでください（空欄のままにしておいてください）。

これを、領収書の枚数（支出の件数）分繰り返してください。
入力する行は、右側の＋ボタンを押すと追加されます。

振込先口座情報

審査が通った際に振込を行う団体の銀行口座を登録していただきます。

団体の銀行口座の通帳コピー（表紙を開いた最初の見開きページ）の写真を撮って、アップロードしてください。

• 学友会公認団体のみ登録してください（同好会団体・愛好会団体は学友会本部で直接交付します）。

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