2025年3月17日(月)の財務説明会にて説明をした通り、2025年度より、会計管理ブックのフォーマットが「Excel」から「Googleスプレッドシート」に変更となります。
各学生団体（学友会公認団体・同好会団体）にて、以下の要領で「2025年度版の会計管理ブックの初期設定」を行ってください。
会計管理ブックについて（おさらい）
- 2024年度より、すべての学友会公認団体・同好会団体において会計管理の手順を統一しています。
- 学友会公認団体・同好会団体は、必ず学友会事務局が指定した「会計管理ブック」を用いて、日々の会計管理・決算報告書の作成等を行わなければなりません。
- 指定された「会計管理ブック」を利用していない場合、学友会費の交付を受けられず、また会計監査が認定されません。
- 愛好会団体については、使用は任意です。
- 2024年度は「Excel形式」でしたが、2025年度より「Googleスプレッドシート形式」に変更となっています。
初期設定について
初期設定は、必ず以下の期間中に完了させてください。
2025年3月31日(月)～2025年4月7日(月)
上記期間中に初期設定を完了できなかった場合、会計管理ブックが保存されているGoogleドライブのフォルダにアクセスできなくなってしまうため、事務局に個別対応を依頼する必要があります。
初期設定の手順
下記URLをクリックし、会計管理ブックが保存されているGoogleドライブにアクセスしてください。
＞https://drive.google.com/drive/folders/1VyUPuAuRPjyN0aQ_2JWq07aLwID89rDg?usp=sharing
フォルダ内の「【団体名】2025年度_学生団体会計管理ブック」というファイルをコピー＆ペーストして、自団体用のファイルを作成してください。
他団体の会計管理ブックを間違ってコピーしたり、勝手に書き換えたりしないでください。
また、原本を直接更新しないよう、注意してください。他団体に迷惑がかかります。
STEP2で作成したファイルの名前を変更してください。
- 先頭の【団体名】の【 】内を自団体名に変える
- 末尾の「のコピー」を削除する
ファイルにアクセスできるユーザーとして、次の人を追加してください。
- 自団体の学生責任者
- 自団体の会計責任者
- 学友会事務局のGoogleアカウント(sw.gakuyukai@gmail.com) ←変更点
①ファイル右上の「共有」をクリック
②下記赤枠のところに、追加したいユーザーの「西南Gmailアドレス（@seinan-gakuin.jp）」を入力する
③「完了」をクリック
・学友会事務局以外の@seinan-gakuin.jp」以外のユーザーを追加しないでください。（例：プライベートのGmailアドレス）
・学友会事務局Googleアカウントは必ず追加してください。
（→追加していないと、あなたの団体の学友会費交付申請や会計監査を実施できず、結局あなたの団体が困ることになります。）
財務説明会で共有した「20250317_2025年度版_学生団体財務・会計マニュアル.pdf」の14ページに従い、作業を実施してください。
困ったときは
- 初期設定期間を過ぎてしまい、自団体の会計管理ブックを作成できませんでした。
-
事務局システム管理部（club@swu-gakuyukai.com）までご連絡ください。
- アクセスをリクエストしてくださいと表示される。
-
西南gmailアドレス以外でログインをすると、「アクセス権限が必要です」等の表示が出ます。西南Gmailからログインしてください。なお、西南gmailアドレス以外からアクセス権限をリクエストされても承認することはありません。
